Posez-vous ces questions avant d’organiser votre prochaine réunion

Dans beaucoup d’entreprises, les réunions constituent une perte de temps reconnue de tous. Mais ce n’est pas une fatalité.

Reunion WOM

Le secret d’une réunion réussie est l’organisation et la planification. Voici une petite check-list en vue de l’organisation d’une réunion, et si vous l’utilisez, vous ferez une bien meilleure utilisation du temps de vos collaborateurs.

1. A quel rythme devrions-nous nous réunir ?

La fréquence varie beaucoup en fonction du nombre de missions de votre équipe. Les plus communes sont les réunions hebdomadaires ou mensuelles, mais demandez-vous si c’est suffisant pour rester informés ou trop fréquent au point de ne pas toujours savoir quoi dire.

2. Quelles informations doivent être partagées ?

Quel niveau de détail je dois communiquer ? On surcharge trop souvent nos équipes de détails, mais quand il s’agit de partager l’information, plus c’est souvent mieux. Même les informations sensibles peuvent être partagées si l’équipe est petite. En faisant cela vous envoyez un message à vos collaborateurs : vous leur montrez que vous leur faites confiance et que vous les considérez comme des coéquipiers.

3. Qui doit être convié ?

Voulez-vous la plus grande audience possible ou séparer selon les rôles et les responsabilités ? Inclure les gens c’est bien. Mais rappelez-vous qu’en incluant ceux qui n’ont pas besoin d’être présents, vous leur envoyez comme message que vous ne savez pas vraiment ce qu’ils font dans l’entreprise, et ne faites pas grand cas de leur temps.

4. Qui doit parler ?

Qui connaît le mieux l’information ? Qui sait mieux présenter et captiver ? Qui représente mieux l’équipe ou le projet ? Et la plus importante de toutes les questions : qui saura être succinct et synthétique ?

5. Pourquoi cette réunion ?

Tout le monde mérite de savoir ce qui se passe dans l’entreprise, comment ça se passe, les changements auxquels s’attendre, et la manière dont cela les affectera. Assurez-vous que tout le monde saisisse les enjeux, l’ordre du jour et la pertinence de la réunion.

6. Où nous réunissons-nous ?

Les meilleures réunions sont celles dans lesquelles on retrouve une atmosphère d’ouverture et d’invitation. Assurez vous que la salle de réunion offre peu de distractions, surtout au niveau du bruit. Un espace confortable, pas trop froid ni trop chaud, et qui possède les équipements nécessaires.

7. Sur quoi doit déboucher cette réunion ?

Qu’attendez vous de cette réunion ? Quel est l’objectif que vous vous êtes fixé ? Si la réunion débouche sur l’organisation d’une autre réunion ou sur tout autre chose de ce genre, alors tout le monde aura perdu son temps. Vous devez avoir des objectifs d’actions précises que vous souhaitez voir prises au sortir de la réunion.

Donc la prochaine fois que vous prévoyez de vous adresser à votre équipe ou de communiquer au groupe, votre première étape sera de vérifier cette check-list, ou une qui vous est propre.

Vous demander comment, quoi, qui, pourquoi, et vous aidera à savoir que la réunion se passera bien, parce que vous l’organisez bien.

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